Configure o monitoramento de estoque no QuickBooks Online Plus para ajudar você a monitorar a quantidade, a receita das venda e o custo das mercadorias vendidas.Ativar este recurso oferece o tempo extra para se concentrar em seu negócio.

Monitoramento de estoque: o que você precisa saber

  • O valor de um item de estoque em seus livros contábeis é a quantia que você pagou por ele.
  • Registrar a compra de um item de estoque aumenta o valor da conta de estoque no seu relatório de balanço patrimonial pelo custo do item, bem como a quantidade em estoque de unidades daquele item.
  • Registrar a venda de um item de estoque diminui o valor da conta de estoque pelo custo original do item e a quantidade em estoque de unidades daquele item.
  • Registrar essa venda também aumenta a conta Custo das mercadorias vendidas (CMV) pelo custo original do item e a conta Receita proveniente da venda de produtos pelo valor que seu cliente pagou pelo item. A diferença entre o valor da receita e o valor CMV é seu lucro bruto sobre esse item.
  • Às vezes, você pode pagar mais por algumas unidades de um determinado produto do que por outras devido a flutuações de preço. Quando isso acontece, o QuickBooks usa um método chamado Primeiro que entra, primeiro que sai (PEPS) para gerenciar a contabilidade de custos conforme são vendidas unidades desse produto.

Quatro tipos de itens de estoque para monitorar

O QuickBooks permite monitorar quatro tipos de itens diferentes.

  • Item de estoque: itens que você compra e/ou vende e para os quais monitora as quantidades. Os itens de estoque exigem que a opção de monitoramento de quantidade em estoque seja selecionada. (Consulte a seção Ativar monitoramento de estoque abaixo para obter mais informações.)
  • Itens não incluídos no estoque: itens que você compra e/ou vende, mas para os quais não é necessário (ou possível) monitorar as quantidades. O exemplo são as porcas e parafusos usados em uma instalação.
  • Serviços: serviços oferecidos aos clientes. Por exemplo, serviços de consultoria ou preparação de impostos.
  • Pacote: um conjunto de produtos e/ou serviços que você vende juntos (por exemplo, uma cesta de café da manhã com frutas, queijos e vinhos).
Importante:
  • Os itens padrão criados pelo QuickBooks (Horas ou Serviços) não podem ser alterados para um tipo de Item de estoque.
  • Os itens que foram classificados como Estoque não podem ser alterados.

Os itens que foram adicionados como Itens não incluídos no estoque ou Serviços podem ser reclassificados editando o produto ou serviço. Para fazer isso:

  1. Clique no ícone de engrenagem na barra de ferramentas e em Produtos e serviços.

  2. Na lista de produtos e serviços, clique em Editar ao lado do item que deve ser alterado.
  3. Na tela de edição, clique em Alterar tipo e escolha a seleção apropriada.

Ativar monitoramento de estoque

Ative o monitoramento de estoque para fazê-lo.

Ativar o monitoramento de estoque com quantidade em estoque:

  1. Selecione o ícone de engrenagem na barra de ferramentas.

  2. Em Sua empresa, clique em Conta e configurações (ou em Configurações da empresa).

  3. Na barra lateral à esquerda, clique em Vendas.
  4. Clique no ícone de lápis ao lado de Produtos e serviços e marque a opção Monitorar quantidade em estoque. (Observação: isso ativará um novo tipo de item chamado Item de estoque ao selecionar Novo em Produtos e serviços.)
  5. Clique em Salvar.

Dica :
  •  Se desejar monitorar a quantidade em estoque e o custo, use o tipo Estoque.
  • Agora, você pode incluir dados "Tributáveis" para cada item do estoque que foi importado por CSV/Excel.

Depois de ativar o estoque, você deverá configurar seus produtos.

Criar itens de estoque

  1. Selecione o ícone de engrenagem na barra de ferramentas.

  2. Em Listas, clique em Produtos e serviços.

  3. Selecione Novo.

  4. Escolha Estoque como o tipo.

Na janela Informações de produtos/serviços:

  1. Digite um nome para o produto/serviço.
  2. (Opcional) Carregue uma imagem e digite o código de produto. O código de produto será impresso se você estiver usando o modelo de formulário Airy.
  3. Na lista suspensa Categoria, adicione uma categoria ou escolha a seleção apropriada se disponível.
  4. Digite a quantidade inicial em estoque.
  5. No campo de data Até a data de, digite a data em que você começa a controlar a quantidade em estoque do item de estoque. (Observação: não é possível salvar uma transação com um item de estoque no QuickBooks se a data for anterior à data Até a data de.)
  6. (Opcional) No campo Ponto de novo envio, digite a quantidade mínima do item de estoque que você deseja ter em estoque.
  7. Na lista suspensa Conta de estoque, selecione ou adicione uma conta de ativos. Essa conta deve ser do tipo Detalhe de estoque. (Consulte Tipos de detalhe de contas para ver etapas de como alterar o tipo de detalhe se necessário.) Preencha os campos opcionais a seguir:
    • Informações sobre vendas
    • Preço/taxa de vendas
    • Informações sobre compras
  8. No campo Conta de receita, clique em Receita proveniente da venda de produtos.
  9. No campo Conta de despesa, clique em Custo das mercadorias vendidas.
  10. Clique em Salvar e Fechar.

Continue esse processo até que todos os produtos apropriados tenham sido marcados para monitoramento de estoque.

Adicionar itens de estoque em produtos e serviços

Na página de Produtos e serviços, você vê todos os seus produtos e serviços, juntamente com as quantidades disponíveis, os custos, o preço de venda e mais. Para acessar esta página:

  1. Selecione o ícone de engrenagem na barra de ferramentas.

  2. Em Listas, clique em Produtos e serviços.

Quando você está na página, pode escolher adicionar itens individuais, clicando no botão Novo ou importando do excel em massa (Nova importação). Na janela de informações do produto/serviço, você pode clicar em um de quatro tipos de itens:

  • Estoque
  • Não incluído em estoque
  • Serviço
  • Pacote
Dica :
  • O monitoramento de estoque não pode ser desativado para um item após ser ativado. Se não deseja continuar a monitorar o estoque, clique em Tornar inativo para o item e adicione um novo item. A desativação de um item não afeta as transações em que é usado.
  • O histórico de uso da conta do item de produto ou serviço não pode ser alterado se a opção para Monitorar quantidade em estoque estiver ativada.

Editar produtos e serviços por lote

Produtos e serviços também podem ser editados como um grupo. Para editar vários produtos, marque a caixa de seleção ao lado dos itens e escolha a seleção apropriada na parte superior. Você pode atribuir categorias diferentes, tornar os itens inativos ou alterar o tipo (item não incluído no estoque ou serviço).

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Faça mais com seu estoque

Usar itens de estoque em transações

Após configurar toda a sua lista de estoque, você pode começar a vender e comprar itens criando novas faturas, contas, ordens de compra etc. Você pode adicionar novos produtos ou serviços em tempo real em formulários de transação (por exemplo, faturas) clicando na coluna Produto/serviço e selecionando Adicionar novo na lista suspensa.

Uso de categorias para agrupar produtos e serviços

Se você ativar a opção Categorias e usar os novos Relatórios remodelados, é possível filtrar por categoria. Para saber mais, consulte Introdução às categorias em produtos e serviços.

Uso de relatórios para entender melhor o desempenho do estoque

O QuickBooks tem vários relatórios que podem ajudar você a entender melhor o desempenho dos seus produtos e serviços. Você pode acessar os relatórios selecionando Relatórios no menu à esquerda.

Para acessar todos os relatórios de estoque:

  1. No menu à esquerda, clique em Relatórios.

  2. Estes são alguns dos relatórios de estoque relevantes:
    • Resumo de valorização de estoques
    • Resumo de vendas por produto/serviço
    • Detalhes de vendas por produto/serviço
    • Detalhes de compras por produto/serviço

Planilha de estoque físico

Você pode imprimir e usar a Planilha de estoque físico quando realizar um levantamento físico no seu depósito. Esse relatório está acessível na seção Gerenciar produtos e estqoue na página Relatórios.

 

 

Mais recursos

Agora você sabe como configurar seu monitoramento de estoque. Se quiser mais informações sobre os processos de estoque e as melhores práticas, confira os seguintes recursos: