Quando você cria uma empresa, o QuickBooks cria contas específicas para essa empresa por padrão e cria outras contas especiais quando certos recursos estão ativados nas configurações.

As seções a seguir oferecem informações sobre as contas que podem e não podem ser excluídas, mescladas ou vinculadas a opções ou funções específicas, como gerenciar essas contas e limitações de contas que você poderá encontrar.

 

Contas que não podem ser excluídas

As seguintes contas padrão são criadas automaticamente e não podem ser exckuídas ou usadas para outro fim,

  • Fundos não depositados:

    A conta de fundos não depositados é uma conta padrão do QuickBooks que segura fundos de pagamentos para sua empresa até que você os deposite na sua conta bancária.

    Você não pode excluir essa conta porque ela é obrigatória para registrar pagamentos adequadamente antes de serem depositados.
  • Capital do saldo inicial: essa conta é a conta padrão para ajustes. Você só pode editar o nome dessa conta, se necessário.
  • Lucros acumulados: essa conta é a conta padrão para reportar lucros acumulados no relatório Balanço patrimonial. Você pode alterar o nome da conta Lucros acumulados se, por exemplo, for uma organização sem fins lucrativos que prefere usar outro nome para os lucros acumulados, mas em todos os outros casos, o nome não deve ser alterado.
  • Ativos de estoque e Custo das mercadorias vendidas: se você tentar editar ou excluir essas contas, edições em produtos/serviços as recriará.
  • Discrepâncias de conciliação: essa conta é usada para reportar quando suas transações do QuickBooks não correspondem às transações reportadas no extrato bancário e não pode ser excluída.
  • Receita não aplicada de pagamento de contas: essa conta é usada para reportar receita de regime de caixa de pagamentos de clientes que foram recebidas, mas não aplicadas a um formulário de vendas.
  • (Nome de agência de impostos sobre vendas, como IVA) a pagar: essa conta é criada quando você configura impostos sobre vendas e relatórios de impostos sobre vendas para todas as transações. Você não pode excluir essa conta.

Contas que podem ser editadas, mas não podem ser excluídas ou mescladas

As contas a seguir podem ser editadas, mas não podem ser excluídas ou mescladas:

  • Serviços: a conta de receitas de serviços é a conta de receitas padrão no QuickBooks. Ela opera como todas as contas de receita, mas nem ela nem o item de produto/serviço correspondente podem ser excluídos. Porém, você pode editar os nomes de ambos para refletir seu tipo principal de receita.
  • Despesa não categorizada e Receita não categorizada: essas contas são criadas automaticamente quando você digita um saldo inicial para um fornecedor ou cliente e registram transações de despesa ou receita que não podem ser correspondidas a uma conta. Você não pode excluir essas contas.
  • Ativos sem categoria: essa conta registra ativos que não podem ser correspondidos a uma conta nem excluídos.
  • Capital do proprietário: essa conta representa o dinheiro ou os ativos que você investiu na empresa e não pode ser excluída.

Você pode editar a conta de receita de serviços para refletir a principal fonte de receita que você está usando.

Para editar o nome da conta de serviços:

  1. Selecione o ícone de engrenagem na barra de ferramentas.

  2. No menu à esquerda, clique em Contabilidade e Plano de contas.

  3. Localize a conta Serviços na lista.
  4. No menu suspenso da coluna Ação, clique em Editar.

  5. Na janela de diálogo Conta, atualize o Nome para refletir sua receita principal.
  6. Clique em Salvar e fechar.

O nome da conta de serviços agora reflete sua receita principal.

Contas que podem ser excluídas por mesclagem

Você pode excluir as seguintes contas, mesclando-as à conta de receita de serviços:

  • Receita de despesa faturável
  • Margem de lucro bruto

Para mesclar essas contas:

  1. Selecione o ícone de engrenagem na barra de ferramentas.

  2. No menu à esquerda, clique em Contabilidade e Plano de contas.

  3. Localize a conta a ser mesclada na lista.
  4. No menu suspenso da coluna Ação, clique em Editar.

  5. Na janela de diálogo Conta, altere o nome da conta para Serviços ou o nome atribuído à conta de receita de serviços.
  6. Clique em Salvar e fechar.

  7. Quando perguntado se deseja mesclar as contas, clique em Sim.

As contas serão mescladas e as contas originais não poderão mais ser usadas.

Contas vinculadas a opções específicas: Receita de envio e Descontos concedidos

As contas a seguir são vincluadas a opções específicas na guia Vendas de Conta e configurações:

  • Receita de envio
  • Descontos concedidos

Você deve vincular outra conta à opção Envio ou Desconto para desativar essa opção inteiramente antes de excluir essas contas.

Para alterar a conta vinculada à opção Envio ou Desconto:

  1. Selecione o ícone de engrenagem na barra de ferramentas.

  2. Em Sua empresa, clique em Contas e configurações (ou Configurações da empresa).

  3. No menu esquerdo, clique em Avançado.

  4. Na seção Plano de contas, clique no ícone de lápis para abrir os campos para edição.
  5. Nas listas suspensas dos campos Conta de envio ou Conta de descontos, selecione outra conta para a opção.
  6. Clique em Salvar.

  7. Clique em Concluído.

Quando as contas não estão mais vinculadas às opções associadas, você pode excluí-las no plano de contas.

Como opção, você pode desativar a opção vinculada e, depois, excluir a conta:

  1. Selecione o ícone de engrenagem na barra de ferramentas.

  2. Em Sua empresa, clique em Contas e configurações (ou Configurações da empresa).

  3. No menu à esquerda, clique em Vendas.

  4. Na seção Conteúdo do formulário de vendas, clique no ícone de lápis para abrir os campos para edição.
  5. Desmarque as caixas de seleção das opções para desativá-las.
  6. Clique em Salvar.

  7. Clique em Concluído.

Agora, você pode excluir as contas no plano de contas.

Se você ativar essas opções novamente no futuro, as contas serão automaticamente recriadas.

Contas criadas automaticamente: Receita de envio

A conta Suprimentos e materiais é criada automaticamente quando você digita um item de produto/serviço. Não exclua essa conta se houver transações atuais que usam itens de produto/serviço vinculados a ela.

Se você excluir essa conta, ela será automaticamente recriada da próxima vez que você digitar o mesmo item de produto ou serviço.

Contas a receber e Contas a pagar

As contas Contas a receber e Contas a pagar monitoram receita e despesas:

  • Contas a receber: essa conta é criada automaticamente quando você cria uma fatura
  • Contas a pagar: essa conta é criada automaticamente quando você digita uma conta

Recomendamos que você tenha apenas uma conta Contas a receber e uma Contas a pagar, pois o QuickBooks usará apenas uma.

Porém, se você tiver que agrupar ou dividir suas contas a pagar ou a receber em aberto, você poderá:

  • Configurar cliente principal e secundários para agrupar suas contas a receber abertas
  • Use o monitoramento de locais para agrupar contas a pagar ou receber

Para obter mais informações, confira Como alterar a conta padrão das Contas a receber (C/R) ou das Contas a pagar (C/P)?.