Depois de importar as transações da instituição financeira, é possível atribuí-las e categorizá-las.

O QuickBooks analisa todas as informações recebidas do banco e procura oferecer a melhor sugestão possível para aceitar a transação.

Editar transações importadas

Como revisar transações importadas, você pode atribuir um beneficiário, categoria, classe ou local a cada transação conforme necessário.

Para revisar uma transação importada:

  1. No menu à esquerda, clique em Transações bancárias e em Transações bancárias.

  2. Na guia Para análise, clique em uma transação para abri-la.

    A entrada da coluna Descrição indica o tipo de transação.

  3. Selecione o nome de um cliente ou fornecedor na lista suspensa Selecionar beneficiário para atribuir um beneficiário à transação.

    Se possível, o QuickBooks exibirá um nome de cliente, fornecedor ou funcionário correspondente. Você também pode clicar em Adicionar novo para especificar um novo beneficiário para a transação.


    Se você não selecionar ou adicionar um nome, a transação aparece no livro diário sem um beneficiário quando você a adiciona.

  4. Verifique se a seleção no campo Categoria está precisa ou selecione uma Categoria mais específica para entradas listadas como Receita sem categoria ou Despesa sem categoria.

    É possível criar categorias adicionais (no Plano de contas) conforme necessário.

  5. Nas opções disponíveis, clique em Classe ou Local.

    Esses campos aparecem somente se você tiver configurado classes ou locais nas suas Configurações da empresa.

Quando estiver satisfeito com as informações da transação, você pode adicionar a transação ao QuickBooks.

Atribua um beneficiário, categoria, classe ou local a várias transações ao mesmo tempo

Para maior eficiência, você pode atribuir um as mesmas informações de contabilidade, como beneficiário, categoria, classe ou local, a várias transações ao mesmo tempo.

  1. Na página Transações bancárias, clique na guia Para análise

  2. Selecione a caixa de seleção para cada transação ao qual deseja atribuir o mesmo beneficiário, categoria, classe ou local.

    Você pode facilmente selecionar várias linhas, clicando na primeira, pressionando Shift e clicando na última.

  3. No menu suspenso Ações em lote, clique em Modificar selecionado.

  4. Use os campos na caixa de diálogo Modificar selecionado para especificar o Beneficiário, a Categoria, a Classe ou o Local a serem atribuídos a todas as transações selecionadas.

  5. Os campos Classe e Local só serão exibidos se você configurar classes ou locais na guia Conta e configurações (ou Configurações da empresa) Avançado.

  6. Clique em Aplicar.

As informações que você especificou são aplicadas a todas as transações selecionadas.

Atribuir várias categorias a uma única transação (divisão):

Eventualmente, talvez seja necessário dividir uma transação, um depósito ou uma despesa em categorias diferentes.

  1. No menu à esquerda, clique em Transações bancárias e em Transações bancárias.

  2. Na guia Para análise, clique em uma transação para abri-la.

  3. Clique no botão Dividir para abrir a janela Dividir transação.

  4. Selecione uma Categoria e digite um Valor em cada categoria para atribuir à transação até que o valor total corresponda ao valor importado.

    Você pode selecionar Adicionar linhas para incluir mais linhas, Redefinir para começar novamente ou, se necessário, clicar no ícone de lixeira para excluir uma linha.

  5. Clique em Salvar e adicionar.

A transação foi atribuída a todas as categorias especificadas, salva no registro e transferida da guia Para análise para a guia Importadas.

Atribuir um cliente faturável a uma transação

Para atribuir um cliente Faturável a uma transação, você deve primeiro ativar a opção despesas faturáveis e atribua o cliente.

Para ativar a opção despesas faturáveis:

  1. Selecione o ícone de engrenagem na barra de ferramentas.

  2. Em Sua empresa, clique em Contas e configurações (ou Configurações da empresa).

  3. No menu à esquerda, selecione Despesas.

  4. Na seção Contas e despesas, clique no ícone de lápis para abrir os campos para edição.

  5. Certifique-se que as seguintes opções estão ativadas:
    • Exibir a tabela "Itens" nos formulários de despesas e de compras
    • Monitorar despesas e itens por cliente
    • Itens e despesas faturáveis
  6. (Opcional) Selecione o margem de lucro bruto com taxa padrão caixa de seleção Ativar a margem de lucro bruto e inserir uma taxa.
  7. (Opcional) Selecione o monitorar despesas faturáveis e itens como receita opção de usar uma ou mais contas de receitas para monitorar despesas faturáveis.
    Você pode especificar se deseja monitorar essas despesas em um única conta ou no vários contas.
    Quando você seleciona essa opção e escolha uma única conta, por padrão, despesas faturáveis é monitoradas na receita de despesas faturáveisconta, mas é possível alterar essa configuração no avançadotecla tab, em plano de contas
  8. Clique em Salvar.

  9. Clique em Concluído.

Quando esta configuração está ativada, você pode atribuir um cliente Faturável a uma transação.

Atribuir um cliente faturável a uma transação:

  1. No menu à esquerda, clique em Transações bancárias e em Transações bancárias.

  2. Na guia Para análise, clique em uma transação para abri-la.

  3. Marque a caixa de seleção Faturável.

  4. Selecione o cliente adequado na lista suspensa Selecionar cliente.

  5. Clique em Adicionar.

A transação é salva no seu registro e transferida da guia Para análise para a guia Importadas.

Adicionar anexos a transações bancárias

Opcionalmente, você pode adicionar um anexo, por exemplo, uma imagem ou um recibo de uma transação bancária.

Não é possível salvar apenas um anexo. Os anexos devem estar associados a uma transação para fazer upload deles em uma conta. 

A transação só pode ter um anexo, e o anexo não é salvo nela até que a transação seja adicionada ao Quickbooks.

Você não pode anexar um arquivo a uma transação adicionada como uma correspondência.

Você deve adicionar o anexo da guia para análise.
  1. No menu à esquerda, clique em Transações bancárias e em Transações bancárias.

  2. Na guia Para análise, clique em uma transação para abri-la.

  3. Selecione Adicionar anexo e selecione o anexo para adicionar a partir do Upload de arquivos janela.

    O nome do arquivo está listado ao lado de Anexo. Se você anexar o arquivo incorreto, clique no X ao lado do nome do arquivo para removê-lo.

  4. Clique em Adicionar.

A transação é salva no seu registro e transferida da guia Para análise para a guia Importadas.

Aceitar transações

Depois de atribuir e categorizar uma transação, aceite-a no QuickBooks para que ela seja adicionada ao registro bancário e se torne parte das finanças do seu negócio.

Essa é uma etapa importante porque as transações não aceitas não podem ser monitoradas e não aparecem nos relatórios.

Aceitar uma transação única

Para revisar e aceitar uma transação importada:

  1. No menu à esquerda, clique em Transações bancárias e em Transações bancárias.

  2. Na guia Para análise, clique em uma transação para abri-la.

    A entrada da coluna Descrição indica o tipo de transação.

  3. Verifique se que o beneficiário, categoria, classe e local para a transação especificada sejam precisos.
  4. Clique em Adicionar.

A transação é adicionada ao registro e transferida da guia Para análise para a guia Importadas.

Aceitar várias transações ao mesmo tempo

Você pode analisar e adicionar ou aceitar várias transações ao mesmo tempo.

  1. Analise e categorize várias transações, mas não as aceite.

    Você pode clicar em um cabeçalho da coluna, como Descrição, para classificar a lista por entradas na coluna e agrupar as transações similares.

  2. Marque as caixas de seleção de cada transação para aceitá-la.

  3. No menu suspenso Ações em lote, clique em Aceitar selecionados.

Todas as transações selecionadas são adicionadas ao registro e transferidas da guia Para análise para a guia Importadas.

Editar transações

Se necessário, você pode editar uma transação importada, independentemente de sido rejeitada ou aceita, incluindo a mudança como atribuiu ou classificou-lo.

Você também pode desfazer uma aceitação e, até mesmo, excluir uma transação das finanças do seu negócio.

Consulte Excluir transações importadas das finanças do seu negócio ou devido a transações bancárias duplicadas para ver as etapas de como excluir transações.

Alterar uma atribuição ou uma categoria de uma transação

Se uma transação importada for atribuída a uma categoria incorreta, você poderá alterar a atribuição ou categoria da transação.

Você só pode alterar a atribuição ou categoria na guia Para análise ou na transação correspondente no QuickBooks. Você não pode alterar uma categoria ou atribuição na guia Importadas.

  1. Na página Transações bancárias, clique na guia Para análise

  2. Localize e clique no Balanço patrimonial para abri-lo.
  3. Clique na lista suspensa Categoria ou correspondência e na nova categoria da lista.

  4. Clique em Adicionar para aceitar a nova categoria e adicionar a transação.

  5. A transação é adicionada ao registro e transferida da guia Para análise para a guia Importadas.

Desfazer uma aceitação

Se adicionou ou aceitou a transação, ou várias transações, por engano, você pode desfazer o aceite.

  1. Na página Transações bancárias, clique na guia Importadas,

  2. Localize a transação.

  3. Na coluna Ação, clique em Desfazer.

    Para desfazer várias transações ao mesmo tempo, marque as caixas de seleção de todas as transações e clique em Desfazer selecionados no menu suspenso Ações em lote.

A transação foi transferida da guia Importadas para a guia Para análise, na qual você pode selecionar e atribuir uma conta à ela na lista suspensa do campo Categoria ou correspondência.

Configurações de detalhes bancários

O QuickBooks faz automaticamente download dos detalhes bancários do banco para o QuickBooks.

As seguintes configurações dos detalhes bancários estão ativadas por padrão:

  • Copiar detalhes bancários para o comentário: as informações de detalhes bancários são copiadas nos campos Comentário das transações importadas.

  • Exibir detalhes bancários: o QuickBooks exibe detalhes bancários importados do banco que são um pouco diferentes das informações no seu extrato bancário

Se necessário, você pode desativar essas configurações, se, Por exemplo, você não quer informações de detalhes bancários para aparecer no campo comentário.

  1. Na página Transações bancárias, clique na guia Para análise

  2. Clique no ícone de engrenagem acima da coluna Ação.

  3. Desmarque as caixas de seleção adequadas em Detalhes da transação oara desativar as configurações listadas.

As configurações são compensadas e as informações não aparecerão mais com as transações.

Alterar o tipo Transferência de uma transação importada

Se o QuickBooks atribuir automaticamente Transferência a uma transação de despesa após o download de um arquivo .ofx do banco, você pode alterar o tipo de transação na página Transações bancárias.

  1. Na página Transações bancárias, clique na guia Para análise

  2. Localize e clique no Balanço patrimonial para abri-lo.
  3. Clique nos botões Adicionar ou Encontrar correspondência para deselecionar o botão Transferir.

  4. Selecione uma nova categoria para a transação e clique em Adicionar ou corresponda a transação e clique em Salvar.

O tipo de transação é alterado como especificado.

Informações adicionais para o gerenciamento de transações

Se você precisar de mais informações sobre o gerenciamento de transações importadas de seu banco ou instituição financeira, podem ajudar os artigos a seguir:
Adicionar e associar transações bancárias importadas
Como anular e excluir transações
Como excluir despesas de transações bancárias importadas