Como adicionar e associar transações bancárias importadas

Quando o QuickBooks faz o download de transações de seu banco ou instituição financeira, você pode facilmente analisar, classificar e aceitar as transações. Você também pode correspondê-las para transações existentes no arquivo da empresa.

Adicionalmente, se você tiver contas ou faturas atuais, poderá pagá-las diretamente usando as transações bancárias importadas.

Como o QuickBooks lida com transações bancárias importadas

Quando o QuickBooks faz download do banco, ele analisa os dados do banco em relação aos dados do QuickBooks, seguindo as regras bancárias para transações configuradas por você. Se você ainda não configurou nenhuma regra, o QuickBooks oferece sugestões para correspondências a transações atuais no QuickBooks para cada transação importada com base em como as transações atuais foram categorizadas.

Ao fazer uma correspondência, o QuickBook confere a data da transação e tenta corresponder transações no período de 90 dias da data da transação.

Por exemplo, se um cheque é registrado no QuickBooks em 15 de julho, mas não é compensado no banco até 26 de setembro, contanto que os valores sejam correspondidos, o QuickBooks vê isso como uma possível correspondência porque a transação foi relatada pelo banco no périodo de 90 dias da data da transação no QuickBooks.

N {{Se a transação for processada fora do período de 90 dias, você deverá associar manualmente a transação. O QuickBooks não tentará associar a nenhuma transação com mais de 180 dias.

Além da data da transação, o QuickBooks confere os seguintes dados para tipos específicos de transações.

Para depósitos bancários e créditos:

  • Os pagamentos recebidos para faturas (como na página Receber pagamento e não as faturas em si)
  • Recibos de venda
  • Depósitos ou pagamentos adicionados por você ao registro bancário ou de cartão de crédito
  • Depósitos adicionados na página Depósito bancário
  • Lançamentos contábeis e outras transações positivas ou de crédito criadas no QuickBooks
  • Faturas em aberto e parcialmente pagas

Para cheques, despesas e débitos:

  • Pagamentos adicionados por um fornecedor na página Pagar contas (não na conta em si)
  • Despesas adicionadas usando as páginas Despesas de fornecedor ou Cheque
  • Despesas ou débitos adicionados diretamente no registro bancário ou de cartão de crédito
  • Lançamentos contábeis e outras transações negativas ou de débito criadas no QuickBooks

Gerenciar transações bancárias importadas

Depois que o QuickBooks faz download de transações bancárias, você pode adicionar transações importadas que não foram adicionadas anteriormente ao QuickBooks, atribuir categorias às transações importadas e correspondê-las a transações atuais no QuickBooks.

Se possível, o QuickBooks sugere possíveis correspondências para transações importadas com base nas entradas atuais, como pagamentos de clientes ou compras de fornecedores.

Por exemplo, se um pagamento de fatura corresponder a uma transação importada de receita, o QuickBooks sugerirá pagamento de fatura.

Atribuir, categorizar e adicionar transações

Se você não adicionou as transações manualmente antes de fazer download das transações do banco, será necessário analisar as transações importadas, atribuir categorias a elas e, depois, adicioná-las ao QuickBooks.

  1. No menu à esquerda, clique em Transações bancárias e em Transações bancárias.

  2. Na guia Para análise, selecione uma transação para abri-la.


    A entrada da coluna Descrição indica o tipo de transação.

  3. Selecione o nome de um cliente ou fornecedor na lista suspensa Selecionar beneficiário para atribuir um beneficiário à transação.


    Se possível, o QuickBooks exibirá um nome de cliente, fornecedor ou funcionário correspondente. Você também pode clicar em Adicionar novo para especificar um novo beneficiário para a transação.


    Se você não selecionar ou adicionar um nome, a transação aparece no livro diário sem um beneficiário quando você a adiciona.

  4. Verifique se a seleção no campo Categoria está precisa ou selecione uma Categoria mais específica para entradas listadas como Receita sem categoria ou Despesa sem categoria.


    É possível criar categorias adicionais (no Plano de contas) conforme necessário.

  5. Nas opções disponíveis, clique em Classe ou Local.


    N {{A opçãp Billable Expenses deve estar ativada para atribuir um cliente faturável a uma transação.}}
  6. Para atribuir várias categorias à transação, clique no botão Dividir para abrir a janela Dividir transação, clique em Categoria e digite o Valor para cada categoria até que o valor total corresponda ao valor importado e clique em Salvar e adicionar.

    Você pode selecionar Adicionar linhas para incluir mais linhas, Redefinir para começar novamente ou, se necessário, clicar no ícone de lixeira para excluir uma linha.

  7. Nas opções disponíveis, clique em Classe ou Local.


    Os campos Classe e Local só serão exibidos se você configurar classes ou locais na guia Conta e configurações (ou Configurações da empresa) Avançado.

  8. (Opcional) Clique em Adicionar anexo e selecione o anexo a ser adicionado na janela Enviar arquivo para adicioanr um recibo ou uma imagem à transação.

    O nome do arquivo está listado ao lado de Anexo. Se você anexar o arquivo incorreto, clique no X ao lado do nome do arquivo para removê-lo.


    Observação:

    A transação só pode ter um anexo, e o anexo não é salvo nela até que a transação seja adicionada ao Quickbooks.


    Você não pode anexar um arquivo a uma transação adicionada como uma correspondência.

  9. Clique em Adicionar.

A transação é adicionada ao registro e transferida da guia Para análise para a guia Importadas.

Analisar e adicionar ou aceitar várias transações ao mesmo tempo

Você pode analisar e adicionar ou aceitar várias transações ao mesmo tempo.

Isso pode aumentar a eficiência.
  1. Analise e categorize várias transações, mas não as aceite.


    Você pode clicar em um cabeçalho da coluna, como Descrição, para classificar a lista por entradas na coluna e agrupar as transações similares.

    A análise das transações fica mais fácil e eficiente.
  2. Marque as caixas de seleção de cada transação para adicioná-la ou aceitá-la.
  3. No menu suspenso Ações em lote, clique em Aceitar selecionados.

Todas as transações selecionadas são adicionadas ao registro e transferidas da guia Para análise para a guia Importadas.

Corresponder transações importadas às transações no QuickBooks

Se você criou transações (pagamentos ou depósitos) antes de fazer download de transações do banco, o QuickBooks tentará correspondê-las às transações importadas.

A coluna Categoria ou Correspondência indica se o QuickBooks encontrou uma ou mais possíveis correspondências para a transação importada.

Para ver ou aceitar transações correspondidas

  1. Na página Transações bancárias, clique na guia Para análise

  2. Localize a transação com ou mais possíveis correspondências para revisar.
    Se um correspondência for encontrada, a transação correspondente aparece na coluna Categoria ou correspondência.
    Se o QuickBooks encontrar várias correspondências, será necessário abrir a linha da transação para analisar as possíveis correspondências.
  3. Para uma transação associada a um único registro, se a correspodência estiver completa, na coluna Ação, clique em Corresponder para aceitá-la.
  4. Para uma transação correspondida a vários registros, na coluna Ação, clique em Ver para abrir a linha da transação, analise as possíveis correspondências listadas em Registros encontrados, clique em uma e em Corresponder para aceitá-la.
  5. Se a correspondência possível não estiver correta, clique na transação para abri-la e em Encontrar outros registros para abrir a janela Corresponder transações{ e pesquisar outras possíveis correspondências.

As transações correspondidas são transferidas da guia Para análise para a guia Importadas e marcadas como correspondidas.

Localizar transações correspondentes

Se você souber que tem uma transação correspondente para uma transação importada, mas o QuickBooks não encontrá-la ou não estiver correspondendo à correta, você poderá pesquisa outras transações para corresponder à transação importada.

Quando você pesquisa uma correspondência para a transação, o QuickBooks exibe resultados em um intervalo de datas padrão que calcula a data Até como 10 dias após a data da transação que você deseja corresponder e a data Dec omo 10 semanas após a data Até.

O QuickBooks também exibe transações com datas até 10 dias superiores à data Até.

  1. Na página Transações bancárias, clique na guia Para análise

  2. Clique na transação para abri-la.
  3. Clique nos botões Localizar outros registros ou Localizar correspodência para abrir a janela Associar transações.
    Por padrão, a janela Associar transações lista Todas as transações no intervalo de datas, mas você pode restringir os resultados.}
  4. Use as opções no menu suspenso Exibir para especificar o tipo de transação que procura.
  5. Digite texto específico, como um nome, parte de um nome ou um valor no campo Pesquisar para analisar somente transações que correspondem ao texto.
  6. Se a transação que você procura está fora do intervalo padrão de datas, clique nos campos de data De e Até para alterar as datas.
  7. Marque a caixa de seleção da transação correspondente. Você pode selecionar quantas transações forem necessárias para corresponder a transação importada.
  8. Verifique se o total das transações selecionadas é igual ao valor das transações importadas.
    Se os valores forem diferentes, você poderá localizar mais transações correspondidas ou clicar em Resolver diferença para abrir os campos Adicionar transações de resolução para adicionar a Categoria e o Valor
    Se necessário, você pode usar o botão Adicionar nova transação para adicionar várias transações de resolução.
  9. Clique em Salvar.

As transações correspondidas são transferidas da guia Para análise para a guia Importadas e marcadas como correspondidas.

Se você ainda não conseguir encontrar uma transação adicionada ao QuickBooks, verifique e garanta que a transação:

  • não foi conciliada.
  • foi adicionada usando a mesma conta bancária.
  • não foi associada a outra transação importada.

Associar uma transação importada a várias transações do QuickBooks:

Às vezes, é necessário corresponder uma transação importada a várias transações do QuickBooks.

Por exemplo, se você recebeu pagamento por três faturas com três cheques separados de R$ 100,00 cada um, e agrupou todos em um único depósito de R$ 300,00 no banco, corresponderá a transação importada de R$ 300,00 do banco aos três pagamentos de R$ 100,00 recebidos por essas faturas.

Quando você corresponde um único depósito a várias transações, o livro diário exibe vários pagamentos, em vez de um depósito único. Se tiver duas transações no feed bancário associadas a uma transação no registro, será possível excluir ambos os itens.

  1. Na página Transações bancárias, clique na guia Para análise

  2. Localize a transação que representa várias transações do QuickBooks e selecione-a para ver os detalhes.
  3. Clique em Localizar outros registros se a transação já tem uma correspondência possível ou em Localizar correspondência se não tiver e abra a janela Associar transações.
  4. Marque as caixas de seleção de todas as transações que correspondem à transação importada.
  5. Verifique se o total das transações selecionadas é igual ao valor das transações importadas.
    Se o total for superior ao valor da transação importada, remova algumas das transações associadas ou ajuste os valores das transações do QuickBooks até que diferença seja zero e tente associar novamente.
    Se o total for inferior ao valor da transação importada, selecione mais correspondências, ajuste os valores das transações do QuickBooks ou clique em Resolver diferença para abrir os campos Adicionar transação de resolução e adicionar uma transação de resolução referente à diferença.
  6. Clique em Salvar.

A transação associada é transferida da guia Em análise para a guia Importadas.

Registrar pagamentos para contas e faturas atuais

Se você tiver contas ou faturas atuais no QuickBooks, poderá pagá-las diretamente usando as transações bancárias importadas.

  1. Na página Transações bancárias, clique na guia Para análise

  2. Localize e clique no Balanço patrimonial para abri-lo.

  3. N {{Clique na opção Localizar correspondência para abrir a janela Associar transações.}}
  4. Use as opções disponíveis para especificar o tipo de transação e limitar os resultados de contas ou faturas.
    Se nenhuma conta ou fatura for exibida, verifique as datas nos campos De e Até para garantir que incluem a data da transação.
  5. N {{Selecione a fatura/conta referente ao pagamento que você deseja registrar e, se necessário, edite o valor Pagamento.}}
  6. N {{Se forem aplicados encargos bancários, clique em Resolver diferença para abrir os campos Adicionar transação de resolução.}}
  7. N {{Clique na conta Encargos bancários e digite o Valor do encargo.}}
    Se nenhum imposto estiver envolvido, clique no código tributário Fora do escopo/0%.
    N {{Se necessário, clique no botão Adicionar nova transação para adicionar mais de uma linha ao resolver a diferença.}}
  8. Clique em Salvar.

A conta ou fatura é marcada como paga, e a transação é transferida da guia Para análise para a guia Importadas.

Editar atribuições de transações importadas

Se uma transação importada for atribuída a uma categoria incorreta, você poderá alterar a atribuição ou categoria da transação.

Você só pode alterar a atribuição ou categoria na guia Para análise ou na transação correspondente no QuickBooks. Você não pode alterar uma categoria ou atribuição na guia Importadas.

  1. Na página Transações bancárias, clique na guia Para análise

  2. Localize e clique no Balanço patrimonial para abri-lo.

  3. Clique na lista suspensa Categoria ou correspondência e na nova categoria da lista.

  4. Clique em Adicionar para aceitar a nova categoria e adicionar a transação.

A transação é adicionada ao registro e transferida da guia Para análise para a guia Importadas.

Alterar o tipo Transferência de uma transação importada

Se o QuickBooks atribuir automaticamente Transferência a uma transação de despesa após o download de um arquivo .ofx do banco, você pode alterar o tipo de transação na página Transações bancárias.

  1. Na página Transações bancárias, clique na guia Para análise

  2. Localize e clique no Balanço patrimonial para abri-lo.

  3. Clique nos botões Adicionar ou Encontrar correspondência para deselecionar o botão Transferir.

  4. Selecione uma nova categoria para a transação e clique em Adicionar ou corresponda a transação e clique em Salvar.

O tipo de transação é alterado como especificado.

Desfazer transações aceitas

Se adicionou ou aceitou a transação, ou várias transações, por engano, você pode desfazer o aceite.

  1. Na página Transações bancárias, clique na guia Importadas,

  2. Localize a transação.

  3. Na coluna Ação, clique em Desfazer.


    Para desfazer várias transações ao mesmo tempo, marque as caixas de seleção de todas as transações e clique em Desfazer selecionados no menu suspenso Ações em lote.

A transação foi transferida da guia Importadas para a guia Para análise, na qual você pode selecionar e atribuir uma conta à ela na lista suspensa do campo Categoria ou correspondência.

Excluir transações

Você pode excluir transações importadas se, por exemplo, tiver transações duplicadas ou se desejar remover um gasto pessoal das finanças do seu negócio.

Para obter mais informações sobre a exclusão de transações, consulte Excluir transações importadas.

Configurações de detalhes bancários

O QuickBooks faz automaticamente download dos detalhes bancários do banco para o QuickBooks.

As seguintes configurações dos detalhes bancários estão ativadas por padrão:

  • Copiar detalhes bancários para o comentário: as informações de detalhes bancários são copiadas nos campos Comentário das transações importadas.

  • Lembre-se da categoria de seleção: o QuickBooks aprende com as decisões que você toma ao adicionar ou corresponder transações e oferece sugestões inteligentes para transações semelhantes no futuro, tornando a análise de transações importadas mais fácil e rápida ao longo do tempo
  • Exibir detalhes bancários: o QuickBooks exibe detalhes bancários importados do banco que são um pouco diferentes das informações no seu extrato bancário

Você pode desativar essas configurações se, por exemplo, você não desejar que informações bancárias detalhadas sejam exibidas no campo Comentário ou se você não desejar que o QuickBooks faça sugestões para categorias e preferir analisar cada uma ao longo do tempo.

  1. Na página Transações bancárias, clique na guia Para análise

  2. Clique no ícone de engrenagem acima da coluna Ação.

  3. Desmarque as caixas de seleção adequadas em Detalhes da transação oara desativar as configurações listadas.

As configurações são limpas, e as informações não são mais exibidas.