Saiba como criar, editar e excluir facilmente despesas como compras em dinheiro ou cheque no QuickBooks.

Com o QuickBooks, é fácil registrar despesas, permitindo que você as adicione assim que ocorram. Também e possível editar ou excluir despesas registradas para garantir que tudo esteja preciso. Veja como fazer isso.

Dica: Se você tiver um grande número de despesas para criar, poderá ser mais fácil adicioná-las no Histórico da conta.

Criar uma despesa

  1. Selecionar + Novo.
  2. Clique em Despesa à vista.
  3. No campo Beneficiário, especifique um fornecedor. Você pode especificar o nome de uma pessoa ou um negócio. Se a transação abranger várias despesas de caixa pequena, deixe o campo vazio.
  4. Clique na Conta de pagamento para creditar a despesa.
  5. Digite a data de compra no campo Data de pagamento e especifique a Forma de pagamento para a despesa.
  6. (Opcional) Você pode usar o campo Nº de referência para digitar um número de identificação do recibo de compra. (Observação: quando o monitoramento de local ou classe está ativado, os campos adicionais para Local ou Classe são exibidos. Você pode ativar os recursos de monitoramento de locais ou classes em Conta e configurações na guia Avançado).
  7. (Opcional) Digite uma descrição para a despesa.
  8. Digite o valor da compra e o Imposto pago (se aplicável).
  9. Clique em Salvar e fechar ou Salvar e novo.

Antes de clicar em Salvar e fechar, você tem algumas opções para considerar que podem ajudar a monitorar a despesa:

  • Se você cobrará a despesa de um cliente específico, marque a caixa de seleção Faturável e digite o nome do Cliente. O monitoramento de despesas faturáveis deve estar ativado para a coluna Faturável ser exibida. Você pode ativá-lo em Conta e configurações na guia Despesas. Observação: se depois você receber crédito de uma despesa que já foi cobrada do cliente, especifique o cliente no crédito e marque a caixa de seleção Faturável ou o cliente será cobrado pela despesa na próxima fatura e o crédito não será exibido.
  • Para um relatório de receita vs. despesas de cada cliente, gere um relatório Resumo de receita por cliente.
  • Digite uma observação no campo Comentário que deseja que seja exibida no histórico da conta e nos relatórios que incluem essa compra.
  • Use os campos na seção Detalhes do item para digitar informações sobre o produto ou serviço comprado.
  • Se você usar comprovantes de despesa, clique em Imprimir para ter uma cópia impressa deles.

Editar uma despesa

Aviso: alterar ou editar uma despesa cobrada de um cliente também pode alterar a fatura do cliente.
  1. No menu à esquerda, clique em Gastos e em Gastos.
  2. Na janela Transações de despesas, localize a despesa para editar.
  3. Na coluna Ação, clique em Ver/Editar.
  4. Atualize a transação conforme necessário.
  5. Clique em Salvar e fechar.

Excluir uma despesa

  1. No menu à esquerda, clique em Gastos e em Gastos.
  2. Na janela Transações de despesas, localize a despesa para excluir.
  3. No menu suspenso Ação ▼, clique em Excluir.
  4. Clique em Sim para confirmar que você deseja excluir a transação. Depois de excluir uma despesa, apenas um registro dela será mantido em Registro de auditoria. Para abrir a auditoria de uso do produto, no menu à esquerda, clique em Relatórios e digite Registro de auditoria na barra de pesquisa.

Não tem certeza se deve criar uma despesa à vista, uma despesa a prazo ou um cheque?

Confira Qual é a diferença entre despesas a prazo, cheques e despesas à vista? para ajudar você a decidir.