No QuickBooks é possível criar, editar e excluir facilmente despesas como compras em dinheiro ou cheque.

Dica

Se você tiver um grande número de despesas para criar, poderá ser mais fácil adicioná-las no Livro diário (ou Histórico da conta).

Criar uma despesa

  1. Clique no botão + na barra de ferramentas.

  2. Em Fornecedores, clique em Despesa.

  3. No campo Beneficiário, especifique um fornecedor. Você pode especificar o nome de uma pessoa ou um negócio. Se a transação abranger várias despesas de caixa pequena, deixe o campo vazio.
  4. Clique na conta bancária/de cartão de crédito para creditar a despesa.
  5. Digite a data de compra no campo Data de despesa/pagamento e especifique a Forma de pagamento para a despesa.
  6. (Opcional) Você pode usar o campo Nº de referência para digitar um número de identificação do recibo de compra.
    (Observação: usuários do QuickBooks Online Plus: quando o monitoramento de local ou classe está ativado, campos adicionais para Local e Classe são exibidos. Você pode ativar esses recursos de monitoramento em Conta e configurações [ou Configurações da empresa] na guia Avançado.)
  7. Especifique a Conta a ser usada para a transação e, opcionalmente, digite uma descrição da despesa.
  8. Digite o Valor da compra e o Imposto pago. Você pode digitar um cálculo.
  9. Clique em Salvar e fechar ou Salvar e novo.

Antes de clicar em Salvar e fechar/Salvar e novo, você tem algumas opções para considerar que podem ajudar a monitorar a despesa:

  • Se você cobrará a despesas de um cliente específico, marque a caixa de seleção Faturável e digite o nome do Cliente. O monitoramento de despesas faturáveis deve estar ativado para a coluna Faturável ser exibida. Você pode ativá-lo em Conta e configurações (ouConfigurações da empresa) na guia Despesas.  (Observação: se depois você receber crédito de uma despesa que já foi cobrada do cliente, especifique o cliente no crédito e marque a caixa de seleção Faturável ou o cliente será cobrado pela despesa na próxima fatura e o crédito não será exibido.)
  • Para um relatório de receita vs. despesas de cada cliente, gere um relatório Resumo de receita por cliente.
  • Digite uma observação no campo Comentário que deseja que seja exibida no Livro diário (ou histórico da conta) e nos relatórios que incluem essa compra.
  • Use os campos na seção Detalhes do item, se disponível, para digitar informações sobre o produto ou serviço comprado.

Editar uma despesa

Aviso: alterar ou editar uma despesa cobrada de um cliente também pode alterar a fatura do cliente.
  1. No menu à esquerda, clique em Despesas e em Despesas.

  2. Na janela Transações de despesa, clique na despesas para editar.
  3. Atualize a transação conforme necessário.
  4. Clique em Salvar e fechar.

Excluir uma despesa

  1. No menu à esquerda, clique em Despesas e em Despesas.

  2. Na janela Transações de despesa, clique na despesa para excluir.
  3. Na janela Detalhes de despesa, clique em Mais e, depois, em Excluir.
  4. Clique em Sim para confirmar que deseja excluir a transação.
    Depois de excluir uma despesa, apenas o Registro de auditoria manterá um registro dela. Para abrir o registro de auditoria, no menu à esquerda, clique em Relatórios e digite Registro de auditoria na barra de pesquisa.

Agora, você sabe como gerenciar despesas.

Não tem certeza se deve criar uma despesa, uma conta ou um cheque?

Confira Qual é a diferença entre pagar contas e emitir cheques? para ajudar você a decidir.